Mentions légales & Protection des donnéesLegal notice & Data protection

1. Éditeur du serviceService publisher

2. HébergementHosting

DocMini est hébergé en Suisse, sur l'infrastructure cloud souveraine d'Infomaniak (datacenter de Zurich). La compréhension des documents (embeddings) s'effectue localement sur ce serveur suisse. Aucun document n'est copié hors de Suisse ou de l'EEE sans base légale appropriée. Les sauvegardes sont conservées en Suisse.DocMini is hosted in Switzerland, on Infomaniak's sovereign cloud (Zurich datacenter). Document understanding (embeddings) runs locally on this Swiss server. No document is copied outside Switzerland or the EEA without an appropriate legal basis. Backups are kept in Switzerland.

3. Politique de confidentialitéPrivacy policy

3.1 Données traitéesData processed

• Compte : adresse e-mail et nom du compte Google de connexion.Account: email and name of the Google account used to sign in.
• Extraits de documents : passages transformés en vecteurs pour la recherche. Vos fichiers restent dans votre Drive — DocMini ne les stocke pas.Document excerpts: passages turned into vectors for search. Your files stay in your drive — DocMini does not store them.
• Notes de frais (si utilisé) : montant, TVA, fournisseur, date, devise.Expense receipts (if used): amount, VAT, vendor, date, currency.
• Usage : requêtes de recherche, mouvements du porte-monnaie, journaux techniques.Usage: search queries, wallet movements, technical logs.

3.2 Jamais de suppression de vos fichiersYour files are never deleted

DocMini ne supprime jamais un de vos fichiers. Le rangement déplace les documents dans votre Drive, et chaque déplacement est journalisé et réversible.DocMini never deletes a file. Filing moves documents within your drive, and every move is logged and reversible.

3.3 Intelligence artificielleArtificial intelligence

La compréhension (embeddings) et le reranking tournent 100% en local en Suisse (modèles BGE). Seuls quelques extraits pertinents sont envoyés à un LLM pour formuler une réponse ou classer : selon le réglage IA de votre compte, ce LLM est hébergé en Suisse (Infomaniak, Suisse 🇨🇭) ou dans l'Union européenne (Mistral AI, France 🇫🇷). Le module Expertise fiduciaire utilise exclusivement le LLM suisse (Infomaniak). Si vous activez l'option internet du module Expertise (désactivée par défaut) sans joindre de document, seule votre question est transmise à Perplexity Inc. (États-Unis 🇺🇸). Si vous joignez un document ET activez l'option internet, vous acceptez que le contenu pertinent de ce document (extraits distillés, jamais le fichier entier) soit également transmis à Perplexity pour obtenir un complément à jour. En dehors de ce cas, vos documents ne partent jamais chez OpenAI, Anthropic ou Google AI. Aucune de vos données n'entraîne de modèle.Understanding (embeddings) and reranking run 100% locally in Switzerland (BGE models). Only a few relevant excerpts are sent to an LLM to phrase an answer or classify: depending on your account's AI setting, this LLM is hosted in Switzerland (Infomaniak, Switzerland 🇨🇭) or in the European Union (Mistral AI, France 🇫🇷). The fiduciary Expertise module uses the Swiss LLM (Infomaniak) exclusively. If you enable the Expertise module's internet option (off by default) without attaching a document, only your question is sent to Perplexity Inc. (United States 🇺🇸). If you attach a document AND enable the internet option, you agree that the relevant content of that document (distilled excerpts, never the whole file) is also sent to Perplexity to obtain an up-to-date add-on. Otherwise, your documents never go to OpenAI, Anthropic or Google AI. None of your data trains any model.

3.4 Base légaleLegal basis

Exécution du contrat, consentement (connexion d'un Drive), et intérêt légitime (sécurité, amélioration).Contract performance, consent (connecting a drive), and legitimate interest (security, improvement).

3.5 Durée de conservationData retention

• Index : tant que le compte est actif, ou jusqu'à votre demande de purge (on ne garde alors plus rien).Index: while the account is active, or until your purge request (we then keep nothing).
• Documents joints au module Expertise (« Joindre un document ») : conservés tant qu'ils sont attachés à vos questions ; supprimés (fichier et index) dès que vous cliquez sur la croix ×, et automatiquement effacés après 24h d'inactivité. Ces documents ne sont jamais ajoutés à votre bibliothèque permanente.Documents attached in the Expertise module ("Attach a document"): kept while attached to your questions; deleted (file and index) as soon as you click the × cross, and automatically erased after 24h of inactivity. These documents are never added to your permanent library.
• Journaux : 30 jours · Sauvegardes : 30 jours (Suisse).Logs: 30 days · Backups: 30 days (Switzerland).
• Après suppression du compte : effacement sous 7 jours ouvrés (vos fichiers restent dans votre Drive).After account deletion: erasure within 7 business days (your files remain in your drive).

3.6 Sous-traitantsSub-processors

États destinataires de données personnelles (art. 19 al. 4 nLPD) : Suisse ; France / Union européenne (Mistral AI, selon le réglage IA du compte — pays reconnu adéquat) ; États-Unis (Google, Stripe, et Perplexity Inc. uniquement si vous activez l'option internet du module Expertise). Les transferts vers les États-Unis reposent sur des garanties appropriées (Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types).Recipient states of personal data (art. 19 para. 4 nLPD): Switzerland; France / European Union (Mistral AI, per the account's AI setting — country recognised as adequate); United States (Google, Stripe, and Perplexity Inc. only if you enable the Expertise module's internet option). Transfers to the United States rely on appropriate safeguards (Swiss-U.S. Data Privacy Framework or standard contractual clauses).

3.7 Données Google & usage limitéGoogle data & limited use

4. Vos droits & vos donnéesYour rights & your data

Pour exercer vos droits :To exercise your rights: contact@aiqual.ai — réponse sous 30 jours.reply within 30 days.

5. Paiement — sans abonnement obligatoirePayment — no mandatory subscription

DocMini fonctionne sans abonnement obligatoire : porte-monnaie prépayé débité à l'usage, sans engagement ni prélèvement récurrent. Seul le Pack Fiduciaire (§ 8.3), optionnel, est un abonnement mensuel — résiliable à tout moment, avec effet à la fin de la période payée. Solde non consommé remboursable sur demande raisonnable. Paiements via Stripe ; DocMini ne stocke pas vos données de carte.DocMini works with no mandatory subscription: a prepaid wallet debited per use, no commitment or recurring charge. Only the optional Fiduciary Pack (§ 8.3) is a monthly subscription — cancellable at any time, effective at the end of the paid period. Unused balance refundable on reasonable request. Payments via Stripe; DocMini does not store your card data.

6. Cookies

Aucun cookie publicitaire ni tracker tiers. Seul un cookie de session (connexion) est utilisé. Les statistiques reposent sur Umami, auto-hébergé en Suisse, sans cookie ni donnée personnelle.No advertising cookies or third-party trackers. Only a session cookie (sign-in) is used. Analytics rely on Umami, self-hosted in Switzerland, with no cookie or personal data.

7. Conditions d'utilisationTerms of use

DocMini est fourni « en l'état », pour un usage professionnel licite. Vous restez responsable des documents connectés. DocMini lit votre Drive en lecture et range les fichiers sans jamais les supprimer. La propriété du logiciel reste celle de GR2 SA ; vos documents et données restent les vôtres.DocMini is provided "as is", for lawful professional use. You remain responsible for the documents you connect. DocMini reads your drive read-only and files documents without ever deleting them. Software ownership remains GR2 SA's; your documents and data remain yours.

8. Module Expertise fiduciaire — conditions particulières (B2B)Fiduciary Expertise module — special terms (B2B)

Les présentes conditions particulières complètent les conditions d'utilisation (§ 7) pour le module « Expertise fiduciaire », destiné exclusivement à un usage professionnel (B2B).These special terms supplement the terms of use (§ 7) for the "Fiduciary Expertise" module, intended exclusively for professional (B2B) use.

8.1 Nature du service : aide documentaireNature of the service: documentation aid

Le module fournit une aide documentaire générée par intelligence artificielle à partir d'une bibliothèque de sources officielles indexées (lois fédérales, circulaires et communications AFC, pratique cantonale), chacune citée avec sa date d'état. Il ne fournit ni conseil fiscal, ni conseil juridique. GR2 SA est tenue à une obligation de moyens : malgré le soin apporté à la constitution et à la mise à jour de la bibliothèque, aucune garantie n'est donnée quant à l'exactitude, à l'exhaustivité ou à l'actualité des réponses, qui sont générées par un modèle de langage et peuvent contenir des erreurs.The module provides a documentation aid generated by artificial intelligence from a library of indexed official sources (federal acts, AFC circulars and communications, cantonal practice), each cited with its version date. It provides neither tax advice nor legal advice. GR2 SA is bound by an obligation of means: despite the care taken in building and updating the library, no warranty is given as to the accuracy, completeness or currency of the answers, which are generated by a language model and may contain errors.

8.2 Obligation de vérification professionnelleDuty of professional verification

L'utilisateur s'engage expressément à faire vérifier chaque réponse par un professionnel qualifié, au regard des sources officielles citées, avant toute utilisation dans un dossier client, toute communication à un tiers ou toute décision fondée sur celle-ci. Les réponses sont des documents de travail internes ; la responsabilité professionnelle vis-à-vis du client final reste entièrement celle de l'utilisateur.The user expressly undertakes to have each answer verified by a qualified professional against the cited official sources before any use in a client file, any communication to a third party or any decision based on it. Answers are internal working documents; professional liability towards the end client remains entirely the user's.

8.3 Décompte des questions et facturationQuestion metering and billing

20 questions sont gratuites à l'ouverture du compte (une seule fois, sans renouvellement mensuel). Au-delà, chaque question est décomptée du solde prépayé avant exécution (30 centimes la question simple) ; une question, même complexe, n'est jamais décomptée plus de 3 questions (0,90 CHF). En cas d'échec technique du service (indisponibilité de la recherche ou de l'IA), la question décomptée est remboursée automatiquement. Les crédits de questions deviennent caducs après 24 mois d'inactivité du compte. L'indexation des documents est comprise ; la capacité de la GED (nombre maximal de documents conservés : 100 documents inclus, extensions à 500, 2'500 ou 10'000 documents) fait l'objet d'un achat unique, sans abonnement. Le Pack Fiduciaire (79 CHF/mois) donne accès à l'Expertise fiduciaire sans compteur pour un usage professionnel normal ; le nombre de questions incluses (800 par mois) constitue une limite d'usage loyal destinée à prévenir un usage automatisé ou manifestement disproportionné. C'est un abonnement mensuel souscrit en ligne (paiement par carte, via Stripe), résiliable à tout moment avec effet à la fin de la période payée ; les questions du pack non utilisées ne se reportent pas d'un mois à l'autre.20 questions are free upon account opening (one time only, no monthly renewal). Beyond that, each question is deducted from the prepaid balance before execution (30 cents per simple question); a question, even a complex one, is never metered at more than 3 questions (CHF 0.90). In the event of a technical failure of the service (search or AI unavailability), the metered question is automatically refunded. Question credits lapse after 24 months of account inactivity. Document indexing is included; DMS capacity (maximum number of stored documents: 100 documents included, extensions to 500, 2,500 or 10,000 documents) is a one-off purchase, with no subscription. The Fiduciary Pack (CHF 79/month) gives access to Fiduciary Expertise without a counter for normal professional use; the number of included questions (800 per month) constitutes a fair-use limit intended to prevent automated or manifestly disproportionate use. It is a monthly subscription taken out online (card payment, via Stripe), cancellable at any time with effect at the end of the paid period; unused pack questions do not carry over from month to month.

8.4 ResponsabilitéLiability

Dans les limites du droit impératif (art. 100 CO), la responsabilité de GR2 SA au titre du module est exclue en cas de faute légère et plafonnée, toutes causes confondues, aux montants effectivement payés par l'utilisateur au titre du module au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Sont exclus les dommages indirects ou consécutifs (notamment perte de gain, perte de mandats, perte de données, atteinte à la réputation, redressements fiscaux ou intérêts moratoires du client final). Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute grave de GR2 SA. Pour les prestations de ses fournisseurs de modèles de langage et d'infrastructure (auxiliaires au sens de l'art. 101 CO : Infomaniak, et Perplexity Inc. si l'option internet est activée), GR2 SA exclut sa responsabilité dans la mesure permise par l'art. 101 al. 2 CO.Within the limits of mandatory law (art. 100 CO), GR2 SA's liability under the module is excluded in the event of slight negligence and capped, all causes combined, at the amounts actually paid by the user for the module during the 12 months preceding the triggering event. Indirect or consequential damages are excluded (in particular loss of profit, loss of mandates, loss of data, reputational harm, tax reassessments or default interest of the end client). These limitations do not apply in the event of wilful misconduct or gross negligence by GR2 SA. For the services of its language-model and infrastructure providers (auxiliaries within the meaning of art. 101 CO: Infomaniak, and Perplexity Inc. where the internet option is enabled), GR2 SA excludes its liability to the extent permitted by art. 101 para. 2 CO.

8.5 Contenus générés par intelligence artificielleAI-generated content

Les réponses, synthèses et suggestions du module sont générées par intelligence artificielle et signalées comme telles dans l'interface. Les extraits de sources officielles restent soumis aux conditions de leurs éditeurs (Confédération, AFC, cantons).The module's answers, syntheses and suggestions are generated by artificial intelligence and flagged as such in the interface. Excerpts of official sources remain subject to the terms of their publishers (Confederation, AFC, cantons).

9. Droit applicable & for juridiqueGoverning law & jurisdiction

Droit suisse. For juridique : tribunal compétent du canton de Vaud. Protection des données : PFPDT et, le cas échéant, l'autorité de contrôle compétente dans l'UE.Swiss law. Jurisdiction: competent court of the canton of Vaud. Data protection: FDPIC (PFPDT) and, where applicable, the competent supervisory authority in the EU.